Το να βρει κανείς τον κατάλληλο χώρο για να στήσει μια εταιρική εκδήλωση δεν είναι απλό και φυσικά όσο περισσότεροι είναι οι καλεσμένοι, τόσο πιο δύσκολο γίνεται το task.
Ευτυχώς για όλους, οι επιλογές είναι πολλές και υπάρχουν επαγγελματίες διοργανωτές εταιρικών εκδηλώσεων που μπορούν να σας δώσουν τις πιο συμφέρουσες προσφορές.
Όμως, πριν επισκεφθείτε κάποιον χώρο ή πραγματοποιήσετε συνάντηση με έναν επαγγελματία, καλό είναι να έχετε κάνει την έρευνά σας και να έχετε στο μυαλό σας κάποια πράγματα.
Δείτε παρακάτω ποια είναι αυτά:
Βήμα 1: Φτιάξτε λίστα καλεσμένων
Δεν υπάρχει χειρότερο από το να έχετε κλείσει ένα πολύ μεγάλο ή ένα υπερβολικά μικρό venue για το εταιρικό σας event. Στην πρώτη περίπτωση του πολύ μεγάλου χώρου, δημιουργούνται αναξιοποίητα “κενά” στον χώρο, που αποξενώνουν τους συμμετέχοντες. Στην δεύτερη περίπτωση, ο συνωστισμός μπορεί να δημιουργήσει μια ατμόσφαιρα άβολη, από την οποία ο καλεσμένος σας θα θέλει να ξεφύγει με την πρώτη ευκαιρία.
Γι’ αυτό θα πρέπει να έχετε έτοιμο ένα ρεαλιστικό σενάριο για το πόσοι τελικά θα εμφανιστούν. Αναζητήστε έναν χώρο που καλύπτει αυτόν τον αριθμό χωρίς να τον υπερβαίνει κατά πολύ ή στην ανάγκη διαλέξτε ένα venue που θα μπορεί να προσαρμοστεί στις προδιαγραφές σας.
Βήμα 2: Ορίστε προϋπολογισμό
Μια ευελιξία στο budget καλό είναι να υπάρχει, αλλά η πραγματικότητα συχνά διαψεύδει τις προσδοκίες. Είτε οργανώνετε launching event είτε εταιρικό πάρτι, είναι βασικό να ορίσετε από πριν ένα budget ανά καλεσμένο που μπορείτε να καλύψετε με ευκολία.
Ακόμα και αν δεν μπορείτε να κλείσετε τον super (και υπερβολικά ακριβό) χώρο για την εταιρική σας εκδήλωση, μπορείτε πάντα να εντυπωσιάσετε με το ντεκόρ. Οι προσωποποιημένες λεπτομέρειες πάντα είναι κάτι που κάνει τη διαφορά, ενώ ένα ωραίο αναμνηστικό δώρο αφήνει πάντα τις καλύτερες εντυπώσεις. Θέστε προτεραιότητες και βάλτε ρεαλιστικούς στόχους που δεν θα σας αφήσουν με χρέη.
Βήμα 3: Επιλέξτε σωστή τοποθεσία
Πριν καταλήξετε στο venue που θα φιλοξενήσει την εκδήλωσή σας, θα πρέπει να αναρωτηθείτε εάν οι καλεσμένοι σας θα έρθουν από άλλες πόλεις ή εάν ζουν σε κοντινή απόσταση. Ένας χώρος κοντά στο αεροδρόμιο θα ήταν ιδανικός στην πρώτη περίπτωση, αλλά προβληματικός σε οποιαδήποτε άλλη.
