Όλοι έχουμε 24 ώρες διαθέσιμες κάθε ημέρα. Και αυτό δεν αλλάζει. Τι γίνεται όμως αν νιώθεις συνεχώς ότι «δεν προλαβαίνεις»;
Εφόσον δεν μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες ώρες στην ημέρα σας, αυτό σημαίνει ότι είναι σημαντικό να βρείτε τρόπους να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας.
Εδώ είναι 5 κανόνες για να το πετύχεις. Και να είσαι πιο παραγωγική:
- Καθορίστε την αποστολή σας
Η πρώτη συμβουλή για τη διαχείριση του χρόνου είναι να ορίσετε πρώτα την αποστολή σας. Πριν μάθετε να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το χρόνο σας, πρέπει να θέσετε στόχους. Και προτού μπορέσετε να θέσετε στόχους που έχουν νόημα, χρειάζεστε μια μεγάλη κατανόηση της αποστολής σας. Ξεκινήστε ορίζοντας μια προσωπική αποστολή που καθορίζει όχι μόνο τι θέλετε να κάνετε αλλά και γιατί θέλετε να το κάνετε.
- Πες «όχι» όταν δεν προλαβαίνεις
Τα «όχι» είναι εξάλλου απαραίτητα στη ζωή μας. Ο Steve Jobs πίστευε ότι η επιτυχία έρχεται μέσα από τα «όχι». Τα «όχι» σου δίνουν το περιθώριο να μην κάνεις πράγματα που δεν θες, ενώ παράλληλα σου ανοίγουν χώρο για να εστιάσεις στα σημαντικά. Δεν μπορείς να τα κάνεις όλα ταυτόχρονα.
Μόνο αν πεις κάποια «όχι» θα μπορέσεις να επικεντρωθείς εκεί που πρέπει, θα είσαι αποτελεσματικός και θα έχεις περισσότερες πιθανότητες να φτάσεις σε μια μεγάλη επιτυχία. Θυμήσου και το άρθρο: Πως οι έξυπνοι άνθρωποι λένε όχι, χωρίς να πουν την λέξη όχι- Εδώ είναι 5 τρόποι.
- Πώς χρησιμοποιείτε τον χρόνο σας;
Πόσο παραγωγική νιώθετε ότι είστε; Ποια είναι η ποιότητα του έργου που παράγετε; Αυτές είναι ασαφείς ερωτήσεις μέχρι να τις ποσοτικοποιήσετε με πραγματικά δεδομένα. Για να προσδιορίσετε τι πρέπει να αλλάξει στη ρουτίνα σας (και, τελικά, πώς να γίνετε πιο αποτελεσματική), χρειάζεστε πρώτα μια σαφή εικόνα για το πού περνάει ο χρόνος σας τώρα.
Ξεκινήστε σχεδιάζοντας μια εβδομαδιαία περίοδο για να «ελέγχετε» τον χρόνο σας μέχρι την ώρα, χρησιμοποιώντας ένα σημειωματάριο ή ένα υπολογιστικό φύλλο.
Για παράδειγμα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι ξοδεύετε πολύ περισσότερο χρόνο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης από ό,τι νομίζατε ή ότι χάνετε πάρα πολλά λεπτά την ημέρα σκεπτόμενοι τι να γράψετε σε ένα email. Μόλις μετρήσετε πόσο καλά πάνε τα πράγματα σε σχέση με τον τρόπο που χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή τον χρόνο σας, μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές.
- Αποφύγετε το Multitasking
Είτε απαντάτε σε ένα email ενώ είστε σε κλήση είτε κάνετε εναλλαγή μεταξύ έργων, μπορεί να νιώθετε ότι αξιοποιείτε στο έπακρο τον χρόνο σας όταν εκτελείτε πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα. Αλλά όσο περισσότερες νοητικές «καρτέλες» έχετε ανοιχτές, τόσο λιγότερο μπορείτε να εστιάσετε στην καθεμία.
Γιατί το multitasking είναι ο εχθρός της διαχείρισης χρόνου; Σύμφωνα με τους ειδικούς, η εναλλαγή μεταξύ πολλών εργασιών ταυτόχρονα ξοδεύει ενέργεια στην πράξη της αλλαγής ταχυτήτων και όχι στις πραγματικές εργασίες. Ακόμη χειρότερα, όταν χάνεστε μεταξύ των καθηκόντων σας, δεν είστε συγκεντρωμένοι—πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα μπείτε ποτέ σε μια κατάσταση φουλ παραγωγική.
- Κάνε διαλείμματα όταν «δεν προλαβαίνεις»
Μπορεί να φαίνεται αντιπαραγωγικό να σταματήσετε να εργάζεστε όταν ο τελικός στόχος είναι να ολοκληρώσετε τα tasks. Αλλά για βέλτιστη παραγωγικότητα, ο εγκέφαλός σας χρειάζεται την περιστασιακή παύση.
Ενώ ορισμένες μελέτες προτείνουν να εφαρμόσετε μια φόρμουλα για ρυθμό εργασίας/διαλείμματος —όπως η εργασία για 52 λεπτά και μετά διάλειμμα για 17—δεν υπάρχει κανένας σταθερός για το λεγόμενο αποτελεσματικό διάλειμμα.
Δεδομένου ότι η διανοητική ικανότητα του καθενός ποικίλλει, η βέλτιστη περίοδος για ένα διάλειμμα ποικίλλει επίσης.
Στην ιδανική περίπτωση, προγραμματίστε τα διαλείμματά σας εκ των προτέρων και χρησιμοποιήστε τα για να κάνετε κάτι εντελώς άσχετο με τη δουλειά. Μήπως να πάτε έναν περίπατο έξω;
Πηγή: Ergasia.gr
